Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Verwerkingsverantwoordelijke: het advocatenkantoor, de advocaat of de juridische professional die houder is van het account ("het Kantoor"). Het bepaalt het doel en de middelen van de verwerking van de oproepen op zijn lijn.

Verwerker: Lifeora, KBO 0843.008.489, Luitenant Liedelstraat 44, 1070 Anderlecht, België, uitgever van LexCall.ai ("LexCall"). LexCall verwerkt gegevens uitsluitend voor rekening en in opdracht van het Kantoor.

2. Voorwerp, aard en doel van de verwerking

LexCall levert een spraakagent die de telefoonoproepen naar het Kantoor beantwoordt, de reden van de oproep noteert, het verzoek kwalificeert, afspraken vastlegt en een samenvatting aan het Kantoor bezorgt. De verwerking omvat: ontvangst en transcriptie van oproepen, geautomatiseerde analyse van de inhoud voor samenvatting en kwalificatie, meldingen (e-mail, bevestigings-sms aan de beller), afspraakplanning in de agenda van het Kantoor, tijdelijke bewaring in het dashboard.

3. Categorieën van gegevens en betrokkenen

• Bellers (cliënten, prospects, derden): telefoonnummer, naam, e-mail indien meegedeeld, inhoud van de oproep (transcriptie, samenvatting, reden, dringendheid, rechtsdomein), afspraken.
• Leden van het Kantoor: identiteit, contactgegevens, configuratiegegevens, facturatiegegevens.

De inhoud van oproepen kan gegevens bevatten die onder het beroepsgeheim vallen en, occasioneel, bijzondere categorieën van gegevens (artikel 9 AVG, bv. strafprocedures of familiale situatie). Het Kantoor blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van deze verwerking; LexCall past de versterkte beveiligingsmaatregelen van artikel 6 toe.

4. Duur

Deze overeenkomst geldt voor de volledige duur van het gebruik van de dienst en tot de verwijdering van de gegevens overeenkomstig artikel 10.

5. Verplichtingen van LexCall

• Gegevens uitsluitend verwerken op gedocumenteerde instructie van het Kantoor, ook wat doorgiften buiten de EU betreft, behoudens wettelijke verplichting (LexCall informeert dan het Kantoor, tenzij dit wettelijk verboden is).
• Waarborgen dat de personen die gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken tot vertrouwelijkheid gehouden zijn. De spraakagent geeft geen juridisch advies en verstrekt geen informatie over lopende dossiers.
• De beveiligingsmaatregelen van artikel 6 toepassen.
• De voorwaarden van artikel 7 naleven bij het inschakelen van subverwerkers.
• Het Kantoor bijstaan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (artikel 9).
• Het Kantoor bijstaan bij de verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken en effectbeoordeling, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover LexCall beschikt.
• De gegevens wissen of terugbezorgen na afloop van de dienst (artikel 10).
• De informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving aan te tonen en audits mogelijk maken (artikel 11).
• Het Kantoor onmiddellijk informeren wanneer een instructie volgens LexCall een inbreuk op de AVG vormt.

6. Beveiligingsmaatregelen (artikel 32 AVG)

• Versleuteling in rust (AES-256-GCM, specifieke sleutels beheerd buiten de databank) van transcripties, samenvattingen, namen en e-mails van bellers, notities, gestructureerde oproepgegevens, adres van het Kantoor, telefoonnummers van gebruikers en agenda-toegangstokens.
• Versleuteling tijdens transport (TLS) voor alle uitwisselingen, ook met subverwerkers; ondertekende webhooks.
• Strikte scheiding per account: elk verzoek wordt getoetst aan de eigenaar van de gegevens; gelogde en beperkte beheerderstoegang.
• Auditlogboek van gevoelige verrichtingen (beheerderstoegang, verwijderingen, wijziging van contactgegevens).
• Automatische verwijdering: transcripties na 12 maanden, audio-opnames na 90 dagen, behandelde vragen na 6 maanden; verwijdering bij de spraakleverancier na 90 dagen.
• Persoonsgegevens gefilterd uit technische logboeken en foutopvolging.
• Versleutelde back-ups van de databank; periodieke controle van afhankelijkheden en beveiligingsupdates.

7. Subverwerkers

Het Kantoor geeft LexCall een algemene machtiging om de hieronder vermelde subverwerkers in te schakelen. LexCall informeert het Kantoor per e-mail over elke toevoeging of vervanging ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding; het Kantoor kan zich verzetten door de dienst kosteloos op te zeggen vóór die datum. LexCall legt elke subverwerker gelijkwaardige verplichtingen op en blijft volledig aansprakelijk tegenover het Kantoor.

8. Doorgiften buiten de Europese Unie

Sommige subverwerkers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgiften steunen op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (besluit 2021/914) en, in voorkomend geval, op certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework, aangevuld met de versleuteling beschreven in artikel 6.

9. Rechten van betrokkenen

Het Kantoor beschikt in zijn dashboard over de middelen om de meeste verzoeken zelf te beantwoorden: raadpleging en export van oproepen, verbetering van contactfiches, verwijdering van een oproep of een contact, volledige verwijdering van het account. Wanneer een verzoek van een beller rechtstreeks bij LexCall toekomt, geeft LexCall het onverwijld door aan het Kantoor en beantwoordt het niet op eigen initiatief, behoudens andersluidende instructie van het Kantoor.

10. Einde van de verwerking

Bij sluiting van het account worden alle gegevens van het Kantoor en zijn bellers definitief gewist binnen 30 dagen, behoudens wettelijke bewaarplicht (facturatiegegevens). Het Kantoor kan zijn gegevens vóór de sluiting exporteren vanuit zijn dashboard.

11. Inbreuken en audits

LexCall meldt elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die het Kantoor betreft zo snel mogelijk en uiterlijk 48 uur nadat het er kennis van heeft gekregen, met de informatie die nodig is voor een eventuele melding aan de toezichthoudende autoriteit. Het Kantoor kan eenmaal per jaar, met een opzegtermijn van 30 dagen, de informatie opvragen die nodig is om de naleving van deze overeenkomst te controleren, of op eigen kosten een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke derde die tot vertrouwelijkheid gehouden is.

12. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Elke partij is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit haar eigen inbreuk op de AVG. Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht; de rechtbanken van Brussel zijn bevoegd. Vragen over deze overeenkomst: raisamine11@gmail.com.